INFORMATIVA SULLA PRIVACY – PRIVACY POLICY  

I. Titolare del Trattamento dei Dati (in Inglese “Data Controller)”

Il Titolare del Trattamento è Associazione culturale non profit PLUG, C.F. 97730780018 e sede legale in Corso Vittorio Emanuele II 25 – 10125 – Torino. Per ogni chiarimento, domanda o esigenza legata alla privacy e al trattamento dei dati personali puoi contattarci in qualunque momento inviando una mail all’indirizzo staff@plugcreativity.org ed inserendo l’identificativo “[Privacy Issue]”, nell’oggetto della mail.

II. Quali dati personali raccogliamo? 

Le categorie di dati personali che PLUG raccoglie e tratta sono le seguenti:

Raccogliamo i dati anagrafici dei nostri Soci (e.g. nome, cognome, telefono, data e luogo di nascita, codice fiscale e indirizzo di residenza, …);
Raccogliamo i dati anagrafici dei nostri Fornitori per gestire le pratiche fiscali (e.g. codice fiscale, partita iva, Iban, …);
Raccogliamo l’indirizzo e-mail quando qualcuno si iscrive alla nostra newsletter;
Raccogliamo (tramite report e log di sistema) informazioni sulla navigazione dei siti web che gestiamo (plugcreativity.org, posterheroes.org), come ad esempio lepagine visitate, le interazioni con le singole pagina, l’indirizzo IP di provenienza; così come dei canali Social a noi collegati;
Durante gli eventi a cui partecipiamo a titolo espositivo o promozionale raccogliamo i contatti di chi manifesta la volontà di essere aggiornato sulle nostre iniziative;
Negli eventi che organizziamo raccogliamo alcuni dati personali (e.g. nome cognome, occupazione, mail, …) dei partecipanti/iscritti;
Raccogliamo i dati personali (e.g. nome, cognome, mail, età, genere, professione, …) relativi ai partecipanti ai contest/concorsi di comunicazione sociale, grafica e creatività che organizziamo;
Raccogliamo i dati di chi ci contatta tramite l’indirizzo mail (e.g. per segnalazioni, richieste, invio di Curriculum, …)

Non raccogliamo i dati relativi a minori di età, salvo i casi in cui sia esplicito il consenso dei genitori, o di che ne fa le veci, in taluni casi PLUG potrebbe tuttavia raccogliere dati relativi a minori di età non potendo accertare l’età effettiva dell’interessato (e.g. sottoscrizione online di newsletter, log di navigazione, …).

III. Come utilizziamo i dati personali raccolti?

PLUG raccoglie e tratta i dati personali per le seguenti finalità:

Mantenere aggiornato e completo il “Libro dei Soci” dell’Associazione, ossia l’elenco di tutti coloro che hanno scelto di associarsi a PLUG negli anni;
Concludere e dare esecuzione ai contratti con i fornitori (e.g. il pagamento, gli adempimenti fiscali,…);
Invio periodico di comunicazioni e aggiornamenti sui progetti e le attività svolte da PLUG a Soci, a interessati ed a coloro che hanno manifestato la volontà di essere aggiornati sulle iniziative svolte da PLUG;
Analisi e indagini statistiche. Raccogliamo alcune informazioni sull’utilizzo del Sito/dei Siti per svolgere analisi e indagini statistiche allo scopo di migliorare la attività;
Gestire la partecipazione e l’organizzazione degli eventi aperti al pubblico che PLUG organizza saltuariamente;
Gestire l’organizzazione e lo svolgimento dei contest/concorsi di comunicazione sociale, grafica e creatività che PLUG organizza saltuariamente;
Gestire le comunicazioni con gli interlocutori di PLUG (ad esempio a fronte di richieste di informazioni, reclami, …) e l’eventuale valutazioni di curriculum vitae pervenuti in modo spontaneo o a fronte di opportunità lavorative segnalate sui canali web. Nel caso di invio di Curriculum le informazioni contenute saranno usate esclusivamente allo scopo di valutare il candidato da un punto di vista professionale.

In relazione a tutte le attività sopra indicate, i dati personali verranno trattati prevalentemente attraverso strumenti informatici ed elettronici o in alternativa all’interno di archivi cartacei presso la sede legale/operativa. Di seguito alcuni degli Strumenti utilizzati:

Sistemi per la gestione e l’archiviazione delle mail;
Sistemi per l’hosting dei siti Web;
Sistemi per l’archiviazione dei File digitali in Cloud;
Sistemi per la gestione delle liste e l’invio delle newsletter;
Sistemi per la gestione dei pagamenti digitali;
Sistemi per la gestione della partecipazione ad eventi;
Sistemi per la raccolta di statistiche sull’interazione con le pagine Web.

IV. Chi tratterà i dati?

I dati personali saranno trattati dai soci operativi di PLUG, coloro cioè che svolgono le attività quotidiane per la gestione del laboratorio e dei singoli progetti. I dati sono inoltre accessibili dal Consiglio Direttivo della struttura. I Soci autorizzati al trattamento dei dati sono stati istruiti secondo le linee guida della presente informativa.

I dati personali potranno inoltre essere trasmessi a soggetti terzi di cui PLUG si avvale per lo svolgimento delle attività istituzionali. Questi soggetti, ove possibile, verranno designati Responsabili del Trattamento con apposito contratto, laddove non sia possibile faranno fede le rispettive informative al trattamento dei dati pubblicamente esposte. I soggetti terzi in questione sono:

Operatori bancari;
Internet/Cloud;
Dottori Commercialisti;
Fornitori di servizi online per la gestione di transazioni economiche digitali;
Fornitori di servizi online per la gestione delle newsletter;
Fornitori di servizi online per la prenotazione/gestione eventi;
Corrieri postali;
Specifici partner di progetto con i quali saranno stipulati accordi opportuni;

I dati potranno essere infine trasmessi alle forze di polizia e alle autorità giudiziarie e amministrative, in conformità alla legge, per l’accertamento e il perseguimento di reati, la prevenzione e la salvaguardia dalle minacce alla pubblica sicurezza, per consentire a PLUG di accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria, nonché per altre ragioni connesse alla tutela dei diritti e delle libertà altrui.

Nota: alcuni dei soggetti terzi elencati nel precedente paragrafo potrebbero avere sede in paesi non appartenenti all’Unione Europea. La scelta di avvalersi di tali soggetti è avvenuta a valle della presa visione delle rispettive informative sul trattamento dei dati (o Privacy Policy).  

V. Per quanto tempo conserviamo i dati? 

PLUG conserva i dati personali per un periodo di tempo diverso a seconda del tipo di attività che prevede il trattamento degli stessi. Scaduto questo periodo, i dati saranno definitivamente cancellati o comunque resi anonimi in via irreversibile.

Dati anagrafici dei Soci: i dati contenuti nel libro dei Soci saranno conservati fino allo scioglimento dell’Associazione stessa;
Dati anagrafici dei Fornitori: secondo quanto prescritto dai vincoli fiscali sul mantenimento dei registri e delle fatture;
Indirizzi e-mail raccolti tramite iscrizione alla newsletter: questi dati vengono conservati fino alla cessazione del servizio o alla cancellazione dell’iscrizione al servizio da parte dell’Utente;
Log di sistema ed informazioni sulla navigazione dei siti web: fino allo scioglimento dell’Associazione stessa o fino al cambio del fornitore del servizio di Hosting.
Contatti raccolti durante eventi: fino alla richiesta di cancellazione da parte dell’interessato;
Dati personali relativi ai partecipanti ai contest/concorsi di comunicazione, grafica e creatività: per il tempo necessario ad espletare le attività del concorso e successivamente, in forma limitata (il solo indirizzo mail), per il tempo necessario all’Associazione di contattare i partecipanti al fine di coinvolgerli in future attività o di informarli su iniziative connesse, salvo richiesta di cancellazione esplicita da parte del partecipante;
CV: per 12 mesi dalla ricezione.

VI. I diritti di chi acconsente il trattamento dei dati

In qualunque momento è possibile esercitare i diritti con riferimento allo specifico trattamento dei dati personali da parte di PLUG. Di seguito vengono esplicitati i diritti.

Il diritto ad accedere ai propri dati e modificarli o integrarli con altre informazioni;
Il diritto a revocare il consenso in relazione ad attività con finalità di comunicazione o informazione (e.g. newsletter);
Il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei propri dati personali, spiegando i motivi che giustificano tale richiesta. Prima di accoglierla, PLUG dovrà valutare i motivi della richiesta
Il diritto di richiedere la cancellazione dei propri dati personali, nei casi previsti dalla normativa vigente. Ricevuta e vagliata la richiesta, se legittima sarà nostra cura cessare tempestivamente il trattamento e cancellare i suddetti dati personali;
Il diritto di chiedere che il trattamento dei dati personali sia temporaneamente limitato o interrotto. In tale ipotesi PLUG continuerà a conservare tali dati personali ma non li tratterà, fatte salve le eccezioni previste dalla legge e fino a diversa segnalazione da parte di chi ha esercitato il diritto;
Il diritto di richiedere che i propri dati siano trasferiti ad un soggetto diverso da PLUG (“diritto alla portabilità dei dati”);
Il diritto, in ultima istanza, di proporre reclamo all’autorità di controllo (Garante Privacy).
Per esercitare i diritti sopra descritti è possibile procedere in modo autonomo laddove possibile (e.g. tasto “unsubscribe” nei servizi di Newsletter) ed in tutti gli altri casi inviando una mail all’indirizzo staff@plugcreativity.org ed inserendo l’identificativo “[Privacy Issue]”, nell’oggetto della mail.

Per garantire che i dati dei nostri utenti non subiscano violazioni o utilizzi illegittimi da parte di terzi, prima di accogliere una specifica richiesta di esercizio di uno dei diritti indicati, verranno richieste alcune informazioni per essere certi dell’identità. In ogni caso, per ragioni tecniche, la cessazione del trattamento e la conseguente cancellazione definitiva in via irreversibile dei relativi dati personali potrebbe richiedere fino a trenta giorni dal momento della richiesta. In tale lasso di tempo potrebbero essere ancora inviate comunicazioni, questo perché alcuni invii potrebbero essere già stati pianificati.

VII. Misure di sicurezza 

PLUG si impegna a gestire i dati personali con specifiche misure di sicurezza tecniche e organizzative (e.g. scelta, condivisione e policy di aggiornamento delle password), volte a prevenire che tali dati personali possano essere utilizzati in maniera illegittima o fraudolenta.

VIII. Aggiornamenti all’ Informativa 

Questa informativa potrà subire modifiche e integrazioni nel corso del tempo, le quali potrebbero anche essere necessarie in riferimento a nuovi interventi normativi in materia di protezione dei dati personali. Invitiamo, pertanto, a verificarne periodicamente i contenuti: laddove possibile, cercheremo di informare tempestivamente sulle modifiche apportate e sulle loro conseguenze. La versione aggiornata dell’informativa privacy, in ogni caso, sarà pubblicata in questa pagina, con indicazione della data del suo ultimo aggiornamento.

IX. Riferimenti legislativi

Il trattamento dei dati personali viene svolto da PLUG nel pieno rispetto della disciplina in materia prevista dal Regolamento (UE) 2016/679 regolamento generale sulla protezione dei dati, delle norme in materia di trattamento dei dati personali italiane e dei provvedimenti della Autorità di controllo italiana (http://www.garanteprivacy.it).

Ultimo aggiornamento 04/06/2018